Staatsbosbeheer
Steeds vaker worden afgebakende werkzaamheden ondergebracht in projecten. Debbie Kamphuis, directeur concernstaf: "Onze organisatie heeft de laatste jaren een groeiende behoefte aan projectmanagementcapaciteit. Gelijktijdig ervaren we ook dat er veel verschillen zijn in de wijze waarop projecten in de organisatie worden aangepakt. Dit geldt zowel voor de gebruikte methodieken als ook voor het niveau van de projectleiders."
Om beide aspecten aan te pakken zocht Staatsbosbeheer naar een partner die vanuit de organisatie en samen met de eigen mensen een professionaliseringsslag op het gebied van projectmatig werken kon realiseren. Die partner was p2ontwikkeling. "p2 heeft gebruik gemaakt van wat er al aanwezig was. Zo is een raamwerk ontstaan dat op onze organisatie is toegesneden", aldus Debbie Kamphuis.
Ontwikkelen
Als eerste maakte p2 een inventarisatie van alle methodieken, standaarden en templates die er binnen Staatsbosbeheer werden gebruikt. Aan de hand van dit materiaal werd in een aantal werkbijeenkomsten samen met projectleiders van Staatsbosbeheer een eigen standaardmethodiek ontwikkeld, aangevuld met procedures, formats en templates. Samenwerking was hierbij het kernbegrip. "p2 kwam niet met een afgeronde externe methodiek, maar heeft samen met ons een oplossing ontwikkeld. Door gebruik te maken van wat al aanwezig was en daar lijn in te brengen, ontstond bijna als vanzelf een raamwerk dat op onze organisatie is toegesneden."
Als eerste maakte p2 een inventarisatie van alle methodieken, standaarden en templates die er binnen Staatsbosbeheer werden gebruikt. Aan de hand van dit materiaal werd in een aantal werkbijeenkomsten samen met projectleiders van Staatsbosbeheer een eigen standaardmethodiek ontwikkeld, aangevuld met procedures, formats en templates. Samenwerking was hierbij het kernbegrip. "p2 kwam niet met een afgeronde externe methodiek, maar heeft samen met ons een oplossing ontwikkeld. Door gebruik te maken van wat al aanwezig was en daar lijn in te brengen, ontstond bijna als vanzelf een raamwerk dat op onze organisatie is toegesneden."
De nieuwe methodiek werd vervolgens geïmplementeerd, waarbij projectleiders, opdrachtgevers en projectmedewerkers workshops projectmatig werken volgden. Daarnaast werd een projectleidersnetwerk opgezet. Voor ervaren projectmanagers fungeerde dit netwerk als centrale vraagbaak. Minder ervaren collega's werden vanuit het netwerk persoonlijk begeleid. Debbie Kamphuis: "Naast het professionaliseringsaspect speelde het netwerk ook een belangrijke rol in het zichtbaarder maken van projectmatig werken. Ook voor degene die er niet direct mee te maken hadden. Hierdoor konden we organisatiebreed een bewustwordingsproces op gang te brengen."
Projectleidersnetwerk
Naast de professionalisering van projectleiders en het ontwikkelen van een raamwerk van standaarden, procedures en templates, is een goede inbedding van projectmatig werken in de organisatie essentieel. De concernstaf heeft hierbij een voortrekkersrol vervuld door volledig over te stappen op de vernieuwde werkwijze, evenals twee regiokantoren die al bij het ontwikkelproces waren betrokken. Ook de andere regio's hebben de nieuwe werkwijze inmiddels ingevoerd.
Naast de professionalisering van projectleiders en het ontwikkelen van een raamwerk van standaarden, procedures en templates, is een goede inbedding van projectmatig werken in de organisatie essentieel. De concernstaf heeft hierbij een voortrekkersrol vervuld door volledig over te stappen op de vernieuwde werkwijze, evenals twee regiokantoren die al bij het ontwikkelproces waren betrokken. Ook de andere regio's hebben de nieuwe werkwijze inmiddels ingevoerd.
Het projectleidersnetwerk wordt verder uitgebouwd. Hierdoor houden de projectmedewerkers de mogelijkheid om, waar nodig, elkaar te ondersteunen en om samen te werken bij de verdere ontwikkeling van het raamwerk. Debbie Kamphuis: "Door geen centraal projectbureau in te richten, maar een projectleidersnetwerk op te zetten, snijdt het mes aan twee kanten. Enerzijds zorgt het voor optimale zichtbaarheid van projectmatig werken in alle regio's en afdelingen, anderzijds hebben we een platform voor verdere professionalisering en ontwikkelingen in toekomst."
Wilt u meer weten over dit traject, of hoe p2ontwikkeling dit soort projecten voor u kan vormgeven, neem contact op met Henk Hagenberg, tel: 0418-664744